Statuten

Statuten van de ‚Association Internationale des Journalistes Philatéliques' (AIJP)

§ 1. Naam, zetel, werkterrein en verenigingsjaar

1.1 De Internationale Vereniging van Filatelistische Journalisten (Association Internationale des Journalistes Philatéliques, hierna te noemen AIJP) is de aaneensluiting van de filatelistische pers, de productie, de bevordering en de verspreiding van filatelistische vakliteratuur en de in de filatelistische openbaarheid werkende personen en instellingen.
1.2 De vereniging heeft zijn zetel in Den Haag, Nederland, en is onder nummer 40 410 379 ingeschreven in het verenigingsregister bij de Kamer van Koophandel Haaglanden te 's-Gravenhage. Haar werkterrein voltrekt zich wereldwijd in alle landen.
1.3 Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

§ 2. Doel

2.1 De AIJP streeft algemene doelen na en is politiek en religieus neutraal
2.2 Haar doel is de bevordering van:
2.2.1 de vriendschap onder de volken en de vrede;
2.2.2 een onafhankelijk journalistiek werken;
2.2.3 serieuze en waarheidsgetrouwe informatie;
2.2.4 het aanzien van de beroepsgroep;
2.2.5 de belangen van filatelistische publicaties en filatelistische tijdschriften;
2.2.6 de samenwerking met auteurs en alle literaire producenten en de voor verspreiding verantwoordelijke personen en instellingen;
2.2.7 maatregelen tegen vervalsingen, speculaties, schadelijke postzegeluitgaven en alles, wat de filatelie schaden kan;
2.2.8 de opleiding van journalisten op filatelistisch gebied.

§ 3. Middelen om de verenigingsdoelstellingen te verwezenlijken

3.1 De verenigingsdoelstellingen moeten doormiddel van de in de punten 2 en 3 opgevoerde ideële en materiele middelen bereikt worden.
3.2 Als ideële middelen zijn te beschouwen:
3.2.1 het organiseren van samenkomsten bij belangrijke filatelistische gebeurtenissen;
3.2.2 de uitgifte van verenigingsmededelingen en andere publicaties in gedrukte of digitale vorm;
3.2.3 het terbeschikking stellen van bijdragen voor de dag- en vakpers alsook voor andere media;
3.2.4 de kosteloze adviezen aan leden in filatelistische en journalistieke kwesties;
3.2.5 de wereldwijde samenwerking met vergelijkbare verenigingen resp. instellingen;
3.2.6 de ondersteuning van mediaproducenten door het ter beschikking stellen van diensten.
3.3 Die noodzakelijke materiële middelen worden opgebracht door:
3.3.1 bijdragen van leden;
3.3.2 opbrengsten uit boeken en brochures en andere gedrukte filatelistische producten;
3.3.3 door de media overgemaakte betalingen, voor de ter beschikking gestelde diensten;
3.3.4 opbrengsten uit filatelistische gebeurtenissen;
3.3.5 giften, subsidies, nalatenschappen en andere schenkingen;
3.3.6 door het bestuur vast te stellen schadeloosstellingen (bijv. aanmaningskosten, etc.).

§ 4 Soorten van Lidmaatschap

De vereniging is samengesteld uit gewone leden, buitengewone leden, ondersteunende leden, leden van geassocieerde verenigingen en ereleden.
4.1 Gewone leden
Gewone leden zijn diegenen, die aan het verenigingsleven deelnemen. Gewone leden bezitten het actieve en passieve kiesrecht.
Gewone leden kunnen natuurlijke personen zijn, die journalistieke, programmerende of creatieve mediawerkzaamheden op het gebied van de filatelie verrichten en medewerkers van media, persbureaus of uit het PR-vakgebied zijn, inzoverre hun werkzaamheden voor meer dan 50% journalistiek zijn.
Gewone leden zijn bovendien die personen, die zich actief met de productie van filatelistische literatuur of met de vermenigvuldiging daarvan bezig houden of hielden. Hierbij worden ook auteurs en uitgevers begrepen, alsmede aanbieders van die literatuur, handelaren en ook eigenaren en beheerders van bibliotheken en musea.
4.2 Buitengewone leden
Buitengewone leden kunnen natuurlijke en rechtspersonen zijn, die de doelstellingen van de AIJP ondersteunen en met de AIJP samenwerken (bijvoorbeeld verenigingen).
4.3 Ondersteunende leden
Hierbij gaat het om bedrijven, verenigingen of instellingen en hun vertegenwoordigers, die de AIJP in aanzienlijke omvang ideëel of materieel ondersteunen. Ondersteunende leden staan achter de doeleinden en de werkzaamheden van de vereniging. Zij kunnen aan alle bijeenkomsten van de vereniging deelnemen en bijvoorbeeld ook van alle faciliteiten (fotoarchief, bibliotheek, etcetera) van de AIJP gebruik maken. Zij bezitten echter geen actief of passief kiesrecht.
4.4 Geassocieerde verenigingen
Verenigingen van filatelistische journalisten en auteurs, die in het land waarin zij gevestigd zijn als rechtspersoon erkend zijn, kunnen het lidmaatschap als geassocieerde vereniging aanvragen. De leden van deze geassocieerde verenigingen genieten geen persoonlijke of andere aanspraken op voordelen die wel voor de andere leden bestaan.
4.5 Ereleden
Ereleden zij die personen die hiertoe wegens bijzondere verdiensten voor de AIJP, de ondersteuning van filatelistische literatuur of voor de filatelie benoemd worden.

§ 5. Verkrijging van het lidmaatschap

5.1 Lid van de AIJP kunnen alle fysieke en rechtspersonen worden.
5.2 Het lidmaatschap wordt door middel van een aanmeldingsformulier aangevraagd, waarop voor gewone en buitengewone leden aantoonbare activiteiten van de aanvrager vermeld dient te worden (zoals een overzicht van de uitgegeven literatuur, verwijzingen naar literatuurbevorderende activiteiten, eventueel onder overlegging van bewijsnummers, een bevestiging van de hoofdredacteur of de uitgever etcetera) De aanvrage wordt aan de algemeen secretaris van de AIJP gericht.
5.3 Het bestuur beslist aan de hand van de overgelegde stukken over de voorlopige opname van de aanvrager. Als op de overeenkomende bekendmaking in het bulletin of een andere mededeling van de vereniging, binnen twee maanden na de bekendmaking geen bezwaren door de andere leden ingediend zijn, wordt de aanvrager als gewoon lid aangenomen.
5.4 Volgt een gegrond bezwaar, dan neemt het bestuur, na afweging van alle argumenten een beslissing over de definitieve opname van de betreffende aanvrager. In het geval van beroep beslist de arbitragecommissie uiteindelijk en definitief.
5.5 De benoeming tot erelid volgt op de aanvrage van het bestuur door het congres.

§ 6 Rechten en plichten van de leden

6.1 De leden zijn gerechtigd aan alle bijeenkomsten en gebeurtenissen van de AIJP deel te nemen en haar instellingen zoals de voor haar leden beschikbare presentaties te gebruiken. Het spreekrecht op het congres alsook het actief en passief stemrecht komt alleen gewone leden en ereleden toe.
6.2 De leden zijn verplicht de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging te erkennen, er zich aan te houden en de beslissingen van de verenigingsorganen te respecteren, het streven en de doeleinden van de AIJP te bevorderen en het aanzien van de AIJP in acht te nemen.
6.3 De gewone en ondersteunende leden zijn bovendien verplicht hun lidmaatschapsbijdrage, waarvan de hoogte door het congres wordt vastgesteld, tijdig te betalen. De lidmaatschapsbijdrage voor het lopende kalenderjaar moet altijd voor 31 maart worden betaald.
Buitengewone leden, ereleden en geassocieerde verenigingen zijn vrijgesteld van de lidmaatschapsbijdrage.
6.4 De leden verplichten zich de ethische grondregels van de journalistiek aan te houden, in het bijzonder:
6.4.1 de ter publicatie bestemde berichten en informatie in woord en beeld met de onder omstandigheden geboden zorgvuldigheid op haar waarheidsgehalte te controleren. Haar aard mag door de bewerking, titel of bijschrift niet misvormd of vervalst worden. Documenten moeten waarheidsgetrouw weergegeven worden. Onbevestigde meldingen, geruchten en vermoedens moeten als zodanig herkenbaar gemaakt worden;
6.4.2 de overeengekomen vertrouwelijkheid absoluut te garanderen;
6.4.3 geen ongegronde beweringen en beschuldigingen, in het bijzonder van beledigende aard, te publiceren;
6.4.4 een duidelijk onderscheid tussen redactionele tekst en reclameuitingen te maken;
6.4.5 geen gunsten van welke aard ook te accepteren die bedoeld zijn om de beslissingsvrijheid van uitgever en/of redactie te beïnvloeden

§7. Beëindiging van het lidmaatschap

7.1 Het lidmaatschap vervalt bij overlijden (bij rechtspersonen bij het verliezen van de rechtspersoonlijkheid), bij opzegging, bij schorsing en bij uitsluiting.
7.2 Opzegging kan alleen per 31 december van een jaar geschieden. Het moet de algemeen secretaris minstens drie maanden tevoren medegedeeld worden. Heeft de melding later plaats, dan wordt deze pas bij de volgende beëindigingstermijn geldig. Een opzegging is pas geldig als alle verplichtingen tegenover de AIJP en haar leden nagekomen zijn.
7.3 Het bestuur kan de schorsing van een lid bepalen en de levering van diensten stop zetten, als het lid ondanks een herhaalde herinnering langer dan zes maanden met de betaling van de lidmaatschapsbijdrage in gebreke blijft. De verplichting tot betaling van de achterstand van de lidmaatschapsbijdrage blijft bestaan.
7.4 Het bestuur kan tot uitsluiting van een lid uit de vereniging besluiten als dat lid zich schuldig maakt aan ernstige verwaarlozing van de lidmaatschapsplichten of aan oneervol gedrag of het zich niet houden aan de statuten of het huishoudelijk reglement. Ook het beschadigen van de reputatie van de AIJP kan tot schorsing leiden; een motivatie is hiervoor niet verplicht. Tegen een uitsluiting is een beroep bij de arbitragecommissie mogelijk, waar tot deze een beslissing heeft genomen de lidmaatschapsrechten ondergebracht zijn.
7.5 Tot ontzegging van het erelidmaatschap kan op grond van de in punt 6.4 genoemde redenen door het congres, na een voorstel van het bestuur, worden besloten.

§ 8 Verenigingsorganen

8.1 Organen van de vereniging zijn het congres (§§ 9 en 10), het bestuur (§§ 11 tot 13), de kascontrolecommissie (§ 14) en de arbitragecommissie (§ 15).

§ 9 Het congres/Algemene Jaarvergadering

9.1 Het gewone congres wordt als Algemene Jaarvergadering door het bestuur elk jaar bijeengeroepen. Het tijdstip en de agenda moeten uiterlijk twee maanden tevoren aan de leden bekend gemaakt worden.
9.2 Een buitengewoon congres dient op voorstel van het bestuur, op voorstel van het gewone congres, aan de hand van een schriftelijke aanvraag van ten minste tweederde van de leden of op verzoek van de kascontrolecommissie binnen drie maanden plaats te vinden.
9.3 Voorstellen voor een congres moeten ten minste drie maanden voor het tijdstip van het congres schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
9.4 Geldige besluiten - behalve zulke als het verzoek om een buitengewoon congres bijeen te roepen - kunnen slechts op grond van de agenda van de vergadering worden genomen.
9.5 Bij het congres zijn alle leden gerechtigd tot deelname. Stemrecht hebben alleen gewone leden die hun bijdrage voor het afgelopen jaar (als het congres in het eerste halfjaar plaatsvindt) of voor het lopende kalenderjaar (als het congres in het tweede halfjaar plaatsvindt) hebben betaald.
Alle aanwezige gewone leden en ereleden hebben stemrecht. Rechtspersonen worden met een volmacht vertegenwoordigd.
De overdracht van het stemrecht aan een ander lid doormiddel van een schriftelijke volmacht wordt geaccepteerd. Geen lid kan meer dan vijf van dergelijke volmachten uitoefenen. Is de woonplaats van een vertegenwoordigd lid meer dan 1.500 km van een congresplek verwijderd, dan mag dat lid tot maximaal tien van deze volmachten voor het congres uitoefenen.
9.6 Het congres is bij een aanwezigheid van eenderde van alle stemgerechtigde leden gerechtigd tot het nemen van besluiten. Is op het vastgestelde moment de beslissingsbevoegdheid niet aanwezig, dan wordt het congres 10 minuten uitgesteld en met dezelfde agenda daarna voortgezet en is dan zonder met het aantal verschenen leden rekening te houden tot beslissen gerechtigd.
9.7 De verkiezingen en de besluiten in het congres volgen in de regel met een normale meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken dan is de stem van de voorzitter beslissend. Besluiten waarmee de statuten van de AIJP veranderd of de vereniging moet worden opgeheven, hebben echter een gekwalificeerde meerderheid van tweederde van de afgegeven geldige stemmen nodig.
9.8 Het voorzitterschap wordt altijd door een door het bestuur aangewezen lid gevoerd.

§ 10 Taken van het congres

Aan het congres zijn de volgende taken voorbehouden:
10.1 het in ontvangst nemen van de mededelingen van het bestuur en de kascontrole commissie,de acceptatie of afwijzing van deze mededelingen en de behandeling van de desbetreffende voorstellen;
10.2 de verkiezing en het décharge verlenen aan de leden van het bestuur en de leden van de kascontrolecommissie;
10.3 het vaststellen van de hoogte van de lidmaatschapsbijdrage voor gewone en ondersteunende leden;
10.4 de behandeling van en het nemen van besluiten naar aanleiding van tijdig ingebrachte voorstellen en vragen, die de totale doelen van de vereniging betreffen;
10.5 besluiten nemen over opmerkingen van de kascontrolecommissie;
10.6 het verlenen en ontnemen van het erelidmaatschap;
10.7 het nemen van besluiten over statutenwijzigingen en de vrijwillige opheffing van de vereniging;
10.8 advisering en het nemen van besluiten over andere op de agenda vermelde vragen;
10.9 op voorstel van het bestuur verlenen van onderscheidingen en eretekens.

§ 11 Bestuur

11.1 Het bestuur bestaat uit:
  • de president;
  • minimaal één en maximaal twee vice-presidenten;
  • maximaal drie direkteuren;
  • de algemeen secretaris, die de penningmeester bij afwezigheid vervangt;
  • de penningmeester.
Leden van het bestuur kunnen bij wijze van uitzondering meer dan één competentiegebied beheren, waarbij altijd het zogenoemde vier ogen-principe gewaarborgd dient te zijn: samenwerking met een ander bestuurslid is verplicht.
11.2 Het bestuur heeft bij het vertrek van een van zijn leden het recht in plaats van zijn functie met een ander verkiesbaar lid samen te werken.
11.3 De bestuursleden worden voor de duur van vier jaar gekozen door het congres; ze voeren de taken tot de benoeming van een nieuw bestuur uit. Uittredende bestuursleden zijn opnieuw verkiesbaar.
11.4 Het bestuur wordt door haar president, en bij verhindering door zijn vervanger (bijvoorbeeld de algemeen secretaris), schriftelijk of in dringende gevallen mondeling (met het voorstel van een agenda en zonodig met adviserende besluitvoorstellen) bijeengeroepen.
11.5 Het bestuur is tot besluiten gerechtigd, als minstens drie leden aanwezig zijn. Het oordeel van de niet-aanwezige bestuursleden bij voorstellen tot besluitvorming moet vóór de zitting worden ingewonnen; met dit oordeel dient vanzelfsprekend rekening te worden gehouden.
11.6 Het bestuur neemt zijn besluiten bij eenvoudige stemmenmeerderheid. Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.
11.7 Het voorzitterschap voert de president, bij verhindering zijn plaatsvervanger. Is ook deze plaatsvervanger verhinderd, komt het voorzitterschap te liggen bij de algemeen secretaris, anders bij het aan jaren oudste aanwezige bestuurslid.
11.8 Behalve bij overlijden af beëindiging van de aanstellingsperiode (punt 11.3) eindigt de functie van een bestuurslid door afzetting (punt 11.9) of terugtreding (punt 11.10).
11.9 Het congres kan met een gegronde reden (§ 9) het gehele bestuur of enkele van zijn leden ontslaan. Bestuursleden hebben het recht om de arbitragecommissie telefonisch, per brief, door middel van een e-mail- of faxbericht in te schakelen; deze commissie neemt de uiteindelijke beslissing.
11.10 Bestuursleden kunnen te allen tijde schriftelijk hun aftreden bekendmaken. Het aftreden is pas bij de verkiezing of bijvoorbeeld bij de samenwerking met een opvolger (punt 11.2 geldig. De verklaring van aftreden is aan het bestuur, in het geval van aftreden van het gehele bestuur aan het congres, te richten.
11.11 De werkzaamheden van alle bestuursleden zijn onbezoldigd. De bij het uitoefenen van hun verplichtingen ontstane onkosten worden voor zover de middelen daartoe aanwezig zijn en slechts met een voorafgaand bestuursbesluit vergoed.

§ 12 Takenpakket van het bestuur

Het bestuur is met de leiding van de vereniging belast. Het verricht alle werkzaamheden die niet op grond van de statuten aan een ander verenigingsorgaan zijn toegewezen. Binnen de invloedssfeer vallen in het bijzonder de volgende zaken:
12.1 het opstellen van de rekening en verantwoording en de balans;
12.2 de voorbereiding van het congres;
12.3 het bijeenroepen van de normale en buitengewone congressen;
12.4 het beheer van het verenigingsvermogen;
12.5 de opname, uitsluiting en schorsing van verenigingsleden;
12.6 het vaststellen van een huishoudelijk reglement voor de vereniging;
12.7 het vervaardigen van specificieke verenigingsuitingen (zoals het bulletin, de website, etcetera);
12.8 het geven van opdrachten tot dienstverrichtingen voor de vereniging en de opzegging daarvan.

§ 13 Bijzondere opgaven voor individuele bestuursleden

13.1 De president is de hoogste verenigingsfunctionaris. Hij heeft tot taak de AIJP naar buiten te vertegenwoordigen, tegenover de overheden en derden. Hij leidt als voorzitter het bestuur. Hij is gerechtigd om als dit noodzakelijk is bij alle aangelegenheden die tot het werkgebied van het congres of het bestuur behoren, op eigen verantwoordelijkheid zelfstandig beslissingen te nemen. Deze besluiten dienen achteraf wel door het desbetreffende verenigingsorgaan te worden goedgekeurd.
13.2 De algemeen secretaris dient de president bij het leiden van de verenigingszaken te ondersteunen. Het is zijn taak lopende zaken te leiden en de notulen van het congres en die van het bestuur op te stellen.
13.3 De penningmeester heeft de taak boekhoudkundig verantwoord financieel beleid voor de AIJP te voeren en wel zodanig dat op elk moment rekening en verantwoording kan worden afgelegd.
13.4 Schriftelijke stukken en bekendmakingen van de vereniging, in het bijzonder de voor de AIJP bindende publicaties, dienen door de president en de algemeen secretaris, of - als het om financiële zaken gaat - door de president en de penningmeester te worden ondertekend.
13.5 In het geval van verhindering treden in plaats van de president zijn vertegenwoordigers, de algemeen secretaris en de penningmeester of hun vervangers, bijvoorbeeld een vice-president op. Het vier ogen-principe dient daarbij beslist te worden aangehouden.

§14 Kascontrolecommissie

14.1 De leden van kascontrolecommissie worden voor de duur van twee jaar gekozen. Hun herverkiezing is één maal toegestaan.
14.2 De leden van de kascontrolecommissie hebben tot taak de financiën doorlopend te controleren en de balans op zijn juistheid te toetsen. De commissie dient het congres over de bevindingen van zijn controle door middel van een verslag te berichten.
14.3 Bovendien gelden voor de leden van de kascontrolecommissie de bepalingen zoals die worden beschreven in § 11, de punten 3, 8, 9 en 10.

§ 15 Arbitrage

15.1 In alle uit de verenigingshoedanigheid ontstane geschillen beslist een arbitragecommissie met uitsluiting van het gerecht.
15.2 De arbitragecommissie wordt samengesteld uit drie gewone verenigingsleden. Zij wordt zodanig gevormd, dat voor elke geschil binnen acht dagen een lid als scheidsrechter aan het bestuur wordt voorgesteld. De leden beslissen telefonisch, per brief, per e-mail- of faxbericht, na bespreking van het geschil en bij meerderheid van stemmen, wat hun oordeel is. De leden kiezen een extra voorzitter voor de melding van de uitkomst van de arbitrage aan het bestuur. Een lid van het bestuur kan bovendien adviseren, maar kan geen stem bij de arbitrage hebben.
15.3 De arbitragecommissie neemt haar beslissingen telefonisch, per brief, door middel van e-mail of fax, met een gewone meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter van de commissie. De arbitragecommissie beslist naar eer en geweten. Haar beslissingen zijn definitief. Over de beslissing van de arbitragecommissie dienen notulen voor het bestuur gemaakt te worden.

§16 Aanbieders van diensten voor de vereniging

16.1 De opdracht voor diensten voor de vereniging is een zaak van het bestuur.
16.2 Het bestuur kan aan dienstverleners de leiding van organen van de vereniging en de afwikkeling van lopende zaken toevertrouwen en deze dienstverleners beperkte ondertekeningsbevoegdheid verlenen.

§ 17 Opheffing van de vereniging

17.1 Tot vrijwillige opheffing van de vereniging kan slechts worden besloten op een voor dit doel bijeengeroepen buitengewoon congres. Voor het besluit tot opheffing dient minimaal een tweederde meerderheid te zijn. Een dergelijke aanvraag moet door het bestuur of door tenminste tweederde van de gewone leden ingediend worden.
17.2 Het in het geval van opheffing aanwezige verenigingsvermogen mag in geen geval in welke vorm dan ook aan verenigingsleden ten goede komen. Het resterende vermogen wordt geschonken aan een door het congres te bepalen internationale liefdadigheidsorganisatie.

§ 18 Opmerkingen tot besluit

Deze door het AIJP-congres in Essen (Duitsland) op 6 mei 2006 vastgestelde statuten vervangen de op de oprichtingsvergadering van de AIJP op 20 augustus 1962 in Praag vastgestelde statuten, inclusief de wijzigingen die in de daarop volgende jaren werden doorgevoerd.
Alle formuleringen in deze statuten dienen geslachtsneutraal te worden begrepen.
In het geval van het verschil van mening bij de verklaring van vertalingen is de Nederlandse tekst van de statuten maatgevend.