Statuts

Statuts De L'Association Internationale Des Journalistes Philatélique (AIJP)

§ 1. Dénomination, siège, domaine d'activité et exercice social

1.1 L'Association Internationale des Journalistes Philatéliques (AIJP) réunit les personnes et institutions oeuvrant dans le domaine de la presse philatélique, de la production, promotion et distribution de littérature philatélique spécialisée et des relations publiques philatéliques.
1.2 Le siège social de l'association est fixé à La Haye où elle est enregistrée sous le numéro 40 410 379 à la Chambre de commerce de la ville. Sa sphère d'activité s'étend à toutes les nations du monde.
1.3 L'exercice social annuel va du 1 janvier au 31 décembre de l'année considérée.

§ 2. But

2.1 L'AIJP poursuit des buts d'intérêt public. Elle est politiquement et religieusement neutre.
2.2 Ses objectifs incluent la promotion
2.2.1 de l'amitié entre les peuples et la promotion de la paix
2.2.2 de l'indépendance du travail journalistique
2.2.3 d'une information authentique, crédible et véridique
2.2.4 d'une haute qualité de la profession
2.2.5 des intérêts des éditeurs philatéliques et des magazines philatéliques
2.2.6 de la coopération entre auteurs et toutes autres personnes et institutions oeuvrant dans la production et la diffusion de littérature
2.2.7 d'actions contre les falsifications, spéculations, émissions nuisibles et tout ce qui pourrait nuire à la philatélie
2.2.8 de la formation et de l'éducation des journalistes dans le domaine philatélique.

§ 3. Moyens pour atteindre les buts de l'association

3.1 Les objectifs de l'association doivent être atteints par les moyens idéalistes et matériels décrits aux paragraphes 2 et 3
3.2 Les moyens idéalistes comprennent:
3.2.1 l'organisations de réunions lors d'importantes manifestations philatéliques
3.2.2 l'édition d'informations sur l'association et autres publications imprimées ou digitales
3.2.3 la mise à disposition d'articles pour la presse quotidienne et spécialisée ainsi que pour tous autres types de médias
3.2.4 les conseils gracieux aux membres dans les univers philatéliques et journalistiques
3.2.5 le travail en commun avec les associations ou institutions similaires dans le monde entier
3.2.6 le soutien des éditeurs par la mise à disposition de services
3.3 Les moyens matériels sont procurés par:
3.3.1 les cotisations des adhérents
3.3.2 les ventes de livres, brochures et autres productions imprimées
3.3.3 les produits des services mis à disposition des médias
3.3.4 les recettes de manifestations philatéliques
3.3.5 les donations, subventions, legs et autres dons
3.3.6 les montants compensatoires fixés par le Conseil (frais d'assignation, etc.)

§ 4 Composition

L'association se compose de membres actifs, de membres extraordinaires, de membres partenaires, d'associations sœurs et de membres honoraires.
4.1 Membres actifs
Les membres actifs sont ceux qui participent aux activités régulières de l'association. Les membres actifs ont le droit de vote et peuvent faire acte de candidature à une fonction élective.
Les membres actifs peuvent être toutes personnes assumant un travail journalistique, de programmation ou de création média dans le domaine de la philatélie ainsi que les collaborateurs de médias, de bureaux de presse et de relations publiques à condition que plus de la moitié de leurs activités soit de nature journalistique.
Les membres actifs peuvent être des personnes qui sont ou ont été engagées dans le domaine de la production et de la diffusion de la littérature. Ceci inclus les auteurs et éditeurs, les fournisseurs et négociants en littérature tout comme les directeurs de bibliothèques et musées.
4.2 Membres extraordinaires
Les membres extraordinaires peuvent être des personnes privées ou morales soutenant les buts de l'AIJP et coopérant avec elle ( fédérations, par exemple).
4.3 Membres partenaires
Ce sont les firmes, associations ou institutions et leurs représentants qui soutiennent fermement l'association d'une manière idéaliste ou matérielle. Les membres partenaires promeuvent les buts et activités de l'association. Ils peuvent prendre part à toute manifestation de l'association et bénéficier de tous ses services (archives photos, bibliothèque, etc.) mais ne disposent pas du droit de vote ni peuvent occuper une fonction élective.
4.4 Associations sœurs
Les unions de journalistes philatéliques et d'auteurs qui sont légalement reconnues dans le pays où elles ont leur siège social peuvent faire acte de candidature en tant qu'association sœur. Les membres de ces associations n'ont aucun des droits ou privilèges dont bénéficient les membres actifs individuels.
4.5 Membres d'honneur
Les membres d'honneur sont nommées par le Congrès de l'AIJP parmi les personnes qui rendent ou ont rendu de signalés services à l'AIJP, œuvré pour la promotion de la littérature philatélique ou la philatélie.

§ 5. Admission

5.1 Toutes les personnes physiques et morales peuvent devenir membre de l'AIJP.
5.2 Les postulants doivent remplir le formulaire de demande d'admission qui, pour les membres actifs et extraordinaires, doit être accompagné d'une preuve des activités du candidat (par exemple, exemplaire de l'œuvre littéraire publiée, les actions menées pour la promotion de la philatélie ou attestation, si demandée, du rédacteur en chef ou d la maison d'éditions, etc.). Le formulaire doit être adressé au Secrétaire général de l'AIJP.
5.3 Le Conseil de l'AIJP décide de l'admission temporaire du postulant sur les documents présentés. Si aucune objection n'est formulée par les autres adhérents dans les deux mois suivant l'annonce faite dans le Bulletin ou autre notification de l'association, le postulant devient membre de l'AIJP.
5.4 S'il y a une objection justifiée, le Conseil décide de l'admission définitive du postulant après avoir examiné tous les arguments. En cas d'opposition, le conseil d'arbitrage décide en dernier ressort et sans contestation.
5.5 La nomination à l'honorariat est faite par le Congrès sur proposition du Conseil.

§ 6 Droits et devoirs des membres.

6.1 Les membres ont le droit de participer à toutes réunions et manifestations de l'AIJP et de bénéficier de tous services et avantages mis à leur disposition. Seuls les membres actifs et d'honneur ont droit de vote au Congrès et le droit général de voter et d'être éligible.
6.2 Les membres ont le devoir d'accepter et respecter les statuts et règlements de l'association, de respecter les décisions des organes de l'association, de soutenir les ambitions et objectifs de l'AIJP et de préserver sa réputation.
6.3 De plus, tous les membres actifs et membres partenaires doivent régler leurs cotisations sans délai et au taux fixé par le Congrès. Les cotisations de l'année en cours doivent être versées au plus tard le 31 mars.
Les membres extraordinaires, les membres d'honneur et les associations sœurs ne paient pas de cotisation.
6.4 Les membres ont le devoir de respecter l'éthique journalistique, particulièrement:
6.4.1 contrôler les nouvelles et informations susceptibles d'être publiées, écrites ou sous forme d'images, avec toute l'attention nécessaire quant à leur degré de véracité. Leurs messages ne doivent pas être déformés ou falsifiés par aucun traitement, titres ou légendes d'illustrations. Les documents doivent être reproduits de façon à ce qu'ils transmettent leur sens général. Les données non confirmées, les rumeurs et suppositions doivent être clairement signalées ainsi. Tout comme les images symboliques.
6.4.2 respecter par principe le caractère confidentiel convenu.
6.4.3 ne publier aucunes réclamations et accusations injustifiées, particulièrement lorsqu'elles sont de nature diffamatoire.
6.4.4 faire une claire distinction entre les textes rédactionaux et les textes promotionnels.
6.4.5 n'accepter aucun avantage qui puisse porter préjudice à la liberté de jugement des rédacteurs et de l'éditeur.

§7. Perte de la qualité de membre

7.1 TLa qualité de membre cesse avec le décès (pour les personnes morales, la perte de leur statut), démission volontaire, radiation et exclusion.
7.2 La démission peut seulement prendre effet au 31 décembre de toute année calendaire. Elle doit être présentée au Secrétaire général au moins trois mois avant cette date ; sinon la démission n'intervient qu'à la prochaine date d'échéance. La démission devient effective aussitôt que toutes les obligations envers l'AIJP et ses membres ont été remplies.
7.3 Le Conseil peut radier et annuler tous services à un membre accusant un retard de plus de six mois dans le paiement de sa cotisation et ce malgré deux rappels. Le devoir de régler tous montants dus ne cesse pas avec la radiation.
7.4 L'exclusion d'un membre de l'association peut aussi intervenir en cas d'une grave violation des devoirs de membre ou conduite déshonorante, le non-respect des statuts ou règlements, particulièrement lorsqu'un membre est responsable d'actions qui peuvent être préjudiciables à l'AIJP et à sa réputation. Aucune raison n'est à donner pour une exclusion. Pour éviter son exclusion, le membre peut faire appel de cette décision auprès du Conseil d'arbitrage. Aussi longtemps que ce Conseil n'a pas arrivé à une décision, les droits du membre sont suspendus.
7.5 La privation de la qualité de membre d'honneur peut être décidée par le Congrès sur proposition du Conseil pour les raisons exposées dans le § 6.4.

§ 8 Administration de l'association

8.1 Les organes de l'association sont le Congrès (§§ 9 et 10), le Conseil (§§ 11 à 15), la Commission de contrôle financier (§ 14) et la Commission d'arbitrage (§ 15).

§ 9 Le Congrès

9.1 Le Congrès ordinaire (ou Assemblée générale ordinaire) est convoqué par le Conseil tous les ans. La date et l'ordre du jour doivent être communiqués aux membres au moins deux mois à l'avance.
9.2 Un Congrès extraordinaire (ou Assemblée générale extraordinaire) peut être convoqué sur décision soit du Conseil, soit du Congrès ordinaire, soit des deux tiers, au moins, des membres ou sur demande des vérificateurs aux comptes. Il doit se tenir dans les trois mois.
9.3 Toutes propositions ou questions destinées à un Congrès doivent être soumises au Conseil au moins trois mois avant la date fixée pour ce Congrès.
9.4 Il ne peut être pris de décisions valables que sur les sujets figurant à l'ordre du jour, à l'exception d'une demande de réunion d'un Congrès extraordinaire.
9.5 Tous les membres ont le droit d'assister au Congrès, mais seuls les membres actifs ayant réglé leur cotisation de l'année calendaire précédente (si le Congrès a lieu la première moitié de l'année) ou de l'année en cours ont droit de vote. Tout membre actif ou d'honneur présent a une voix. Les personnes morales peuvent être représentées par un agent accrédité.
Le droit de vote peut être transmis à un autre membre au moyen d'un pouvoir écrit. Aucun membre ne peut détenir, en plus de sa voix, plus de cinq pouvoirs. Si le lieu de résidence d'un membre représenté se situe à plus de 1.500 kilomètres du lieu du Congrès, son mandataire peut détenir alors un maximum de dix pouvoirs pour ce Congrès.
9.6 Le Congrès peut délibérer valablement si un tiers de l'ensemble des membres habilités à voter est présent ou représenté. Si ce n'est pas le cas à l'ouverture officielle de Congrès, elle est repoussée de 10 minutes. Le Congrès commencera alors avec le même ordre du jour. Dans ce cas, le quorum est présumé atteint, indépendamment du nombre réel de membres présents ou représentés.
9.7 Les élections et décisions sont généralement prises à la majorité simple. En cas d'égalité de votes, la voix du président est prépondérante. Les décisions entraînant un changement dans les statuts de l'AIJP ou la dissolution de l'association nécessitent une majorité qualifiée des deux tiers des votes valides.
9.8 Le président du Congrès sera toujours un membre désigné par le Conseil.

§ 10 Rôle du Congrès

Les tâches suivantes sont réservées au Congrès:
10.1 Entendre les rapports du Conseil et des vérificateurs aux comptes, accepter ou rejeter ces rapports et débattre des demandes se rapportant à ceux-ci.
10.2 L'élection et la révocation des membres du Conseil et des vérificateurs aux comptes.
10.3 La fixation du montant de la cotisation annuelle pour les membres actifs et des membres partenaires.
10.4 L'examen et la décision sur les demandes reçues dans les temps aussi bien que sur les questions concernant les buts généraux de l'association.
10.5 Les décisions sur les observations des vérificateurs aux comptes.
10.6 La nomination des membres d'honneur et le retrait éventuel de cette dignité.
10.7 Les décisions sur des changements dans les statuts et la dissolution volontaire de l'association.
10.8 Débats et décisions sur les autres points de l'ordre du jour.
10.9 L'octroi de récompenses et de distinctions sur proposition du Conseil d'administration.

§ 11 Le Conseil

11.1 Le Conseil d'administration est composé au moins
  • d'un Président
  • d'au moins un et pas plus de deux Vice Présidents
  • jusqu'à trois administrateurs
  • d'un Secrétaire général, qui est également Trésorier adjoint
  • d'un Trésorier.
Des membres du Conseil peuvent être chargés de différentes tâches dans les cas exceptionnels à l'occasion de quoi le principe des quatre yeux doit être maintenu et la collaboration avec un autre membre du Conseil est obligée.
11.2 Le Conseil a le droit de coopter un autre membre éligible en cas de démission d'un de ses membres.
11.3 Les membres du Conseil sont élus pour une durée de quatre ans. Ils continuent à assumer les responsabilités dont ils ont été chargés jusqu'à l'entrée en fonctions des membres d'un nouveau Conseil. Les membres démissionnaires peuvent refaire acte de candidature.
11.4 Le Président, ou s'il est indisponible, son fondé de pouvoir ou le Secrétaire général, convoque le Conseil par écrit ou, en cas d'urgence, oralement (en présentant l'ordre d'un jour et, si nécessaire, les projets qui doivent être discutés).
11.5 Le Conseil atteint le quorum dès qu'au moins trois membres sont présents. Quand il y a vote sur des projets, l'opinion d'un membre absent du Conseil sera prise en compte pour autant qu'elle ait été communiquée avant le début de la réunion.
11.6 Le Conseil décide à la majorité simple. En cas d'égalité des votes, la voix du Président est prépondérante.
11.7 Le Président ou en cas d'absence son Vice-Président, préside la réunion. Si le Vice-Président ne peut assister à la réunion, le Secrétaire général ou le doyen du Conseil présent présidera.
11.8 La fonction de membre du Conseil cesse par le décès, par l'expiration du mandat (§ 3), par la révocation (§ 9) ou la démission(§ 10).
11.9 Le Congrès peut révoquer l'ensemble du Conseil ou certains membres en cas d'exception justifiée (§ 9). En cas d'opposition, les membres du Conseil peuvent saisir le Conseil d'arbitrage qui rendra la décision finale.
11.10 Tout membre du Conseil peut présenter sa démission par écrit à n'importe quel moment. Elle ne prend effet que lorsqu'un successeur est élu ou coopté (§ 2). La démission doit être transmise au Conseil ou, en cas de démission de l'ensemble du Conseil, au Congrès.
11.11 Tous les membres emplissent leurs fonctions bénévolement. Les dépenses engagées dans le cadre de ces fonctions sont remboursées dans la limite des fonds disponibles et seulement quand le Conseil en a décidé l'engagement à l'avance.

§ 12 Rôle du Conseil

Le Conseil est chargé de la gestion de l'association. Il doit remplir toutes les charges qui ne sont pas dévolues à aucun autre organe de l'association par les statuts. Entrent particulièrement dans ses responsabilités les actions suivantes:
12.1 établir le bilan financier et la clôture des comptes
12.2 préparer le Congrès
12.3 convoquer le Congrès ordinaire ou extraordinaire
12.4 gérer le patrimoine de l'association
12.5 admettre, exclure ou annuler des membres de l'association
12.6 établir les statuts et règlements de l'association
12.7 réaliser des services spécifiques à l'association (par exemple le Bulletin, le site Internet)
12.8 recruter et licencier du personnel pour l'association.

§ 13 Rôle des membres du Conseil

13.1 Le Président est le principal responsable au sein de l'association. Il représente l'association à l'extérieur, face aux autorités et tiers. Il préside les réunions du Conseil. Il a le droit de décider, sous sa propre responsabilité en cas d'un besoin urgent d'agir, même si le sujet appartient aux domaines d'activités du Congrès ou du Conseil. Ultérieurement ses actions devront être ratifiées par l'organe en question.
13.2 Le Secrétaire général doit assister le Président dans sa direction de l'association. Il est chargé de conduire les affaires courantes et de préparer les ordres du jour du Congrès et du Conseil
13.3 Le Trésorier veille à ce que l'administration financière de l'AIJP soit correctement menée.
13.4 Tous documents écrits et communications publiques de l'association, en particulier ceux qui engagent l'AIJP, doivent être signés par le Président et par le Secrétaire général et, s'ils concernent les finances, par le Président et par le Trésorier.
13.5 Si le Président ne peut assumer ses fonctions, le Secrétaire général ou le Trésorier, ses fondés de pouvoir ou un Vice-Président le remplace. Dans ce cas, le principe des quatre yeux doit être systématiquement appliqué.

§14 Commission de contrôle financier

14.1 Les vérificateurs aux comptes sont élus par le Congrès pour une durée de deux ans. Ils peuvent être réélus.
14.2 Les vérificateurs aux comptes ont pour mission de mener le contrôle courant des affaires et de vérifier la bonne tenue et la clôture des comptes. Ils doivent présenter un rapport au Congrès et l'informer du résultat de leurs investigations.
14.3 De plus, les §§ 11.3, 11.8, 11.9 et 11.10 s'appliquent aux vérificateurs aux comptes.

§ 15 Commission d'arbitrage

15.1 La Commission d'arbitrage décide pour tous les conflits résultant des relations dans l'association, à l'exclusion des tribunaux.
15.2 La Commission d'arbitrage est composé de trois membres actifs de l'association. Elle est ainsi conçue que chaque partie concernée dans le conflit nomme, dans un délai de huit jours, un membre du Conseil comme juge d'arbitrage. Ils élisent par téléphone, lettre, télécopie ou courriel le président de la Commission d'arbitrage. De plus, un autre membre du Conseil peut être appelé comme conseiller, mais sans droit de vote.
15.3 La Commission d'arbitrage décide en votant par téléphone, lettre, télécopie ou courriel à la majorité simple. En cas d'égalité de vote, le Président décide. Il prend sa décision en fonction de sa connaissance et de sa conscience. Elle est souveraine. La décision de la Commission d'arbitrage doit être enregistrée dans un protocole.

§16 Personnel de l'association

16.1 Le Conseil a la charge de gérer l'association.
16.2 Le Conseil peut recruter du personnel à cette fin et lui confier une délégation limitée de signature.

§ 17 Dissolution de l'association

17.1 La dissolution volontaire de l'association ne peut être décidée par un Congrès extraordinaire, convoqué uniquement pour cet objet et seulement si une majorité des deux tiers de tous les votes peut être atteinte. Une demande de dissolution doit être soumise par le Conseil ou par au moins les deux tiers des membres actifs.
17.2 L'actif de l'association ne doit sous aucune forme bénéficier aux membres de l'association mais doit être dévolu à une institution caritative internationale choisie par le Congrès.

§ 18 Remarques finales

Ces articles des statuts de l'association se substituent aux statuts adoptés à l'assemblée fondatrice de l'AIJP le 20 août 1962 à Prague et aux modifications apportées les années suivantes.
ATout le verbatim de ces articles doit être considéré comme sexuellement neutre.
En cas de divergence d'interprétation de n'importe quelle traduction, seul fait foi le texte des statuts en langue néerlandaise.

(traduction: Claude Demaret, AIJP)